CARA PERIOD END CLOSING
  • Sign in

    • CARA PERIOD END CLOSING

    Deskripsi singkat

    Pada akhir tahun yang harus dilakukan di dalam system agar terbentuk laporan akhir tahun yang update. Ada beberapa yang harus dipersiapkan yaitu diantaranya:

    1.       PREPARATION

    1.       Checking the Document Numbering

    Administration – Utilities - Check Document Numbering

    Untuk memeriksa document tidak ada duplikat dan document yang hilang.



    2.       Checking the completeness of documents

    Memastikan document draft tidak diposting kembali , seperti terlihat di document draft reports.


    3.       Checking for inventory

    Inventory – Inventory Report – Inventory Status

    Periksa inventory apakah sudah benar atau ingin di adjust untuk awal tahun, seperti pada report inventory status.


    4.       Checking statistical and clearing accounts

    Financial – Financial Report – Accounting – General Ledger

    Periksa ayat silang/clearing account atau temporary account untuk di offset ke account sebenarnya.


    5.       Checking completeness of bank statements.

    Banking - Bank Statements and External Reconciliations – Manual Reconcile Periksa transaksi di rekening Koran apakah sudah dilakukan proses reconsiliasi secara system pd Bank reconciliation.


    6.       Preparing for inventory tracking

    Administration - System Initialization – Document Numbering - XXXX

    Mengunci transaksi inventory dengan syarat tidak ada lagi outstanding transaksi inventory masuk dan keluar pada document numbering.Transaksi Inventory seperti : Sales                    : Delivery , Return, AR Credit Memo

    Purchasing : Goods Receipt PO , Goods Return, AP Credit Memo Inventory : Goods receipt , Goods Issue , Inventory transaction

    Contoh lock transaksi di document numbering:

    Sesudah dikunci transaksi, kemudian print inventory list untuk dilakukan stok opname.


    7.       Report inventory opening balance, inventory tracking dan posting.


    8.       Posting Count Results

    Inventory – Inventory Transaction - Inventory Counting Transactions - Inventory Counting

    Menginput hasil stok opname dan memposting selisih plus dan minusnya pd report inventory opening balance, inventory tracking dan posting.


    9.       Reclassification of BP and bank accounts

    Pada akhir tahun diperlukan mengecek balance dari Business Partner dan account bank,dan apabila diperlukan dilakukan jurnal reclass secara manual.

    Ada suatu kasus di proses business dibutuhkan transaksi jurnal entry yang harus di jurnal balik pada peride tertentu,maka di kolom “reverse” harus di cek dan di tentukan tanggal jurnal baliknya.


    10.       Changing period status to closing period

    Administration – System Initialization – Posting Periode

    Untuk tidak ada input transaksi lagi, dilakukan closing manual pada posting period.


    11.       Reconcialition

    a.  Reconcilition of internal recon upgrade journals Lakukan internal recon untuk inconsistency audit trail.

    b.  Reconcilition of open items and balances for BP

    Periksa open item dan saldo BP dan dilakukan pengecekan pd report trial balance dan aging.

    c.  Reconcilition of FA Accounts

    d.  Reconcilition of bank statement and bank and cash accounts

    e.  Reconcilition of allocation and expense clearing accounts

    f.   Reconcilition of inventory accounts

    g.  Inventory audit report

    Cek inventory audit report dengan gl account inventory dengan cara:


    12.       Valuation

    Pastikan jurnal dibawah ini :

    a.  Valuation of foreign currencies Financial - Exchange Rate Differences

    Menilai kembali nilai yang ada mata uang asing dengan menu Exchange rate difference.

    b.  Material valuation

    Inventory – Inventory Transaction – Inventory Revaluation


    2.     Reporting

    1.       VAT Report

    2.       Witholding Tax Report

    3.       Tax Reconciliation Report

    4.       Bank Reconciliation Report

    5.       Aging Report


    3.     Documentation

    1.       Profit and Loss Statement

    2.       Trial Balance

    3.       Other Report

    a.  Journal

    b.  Account balance sheet and PL

    c.  Account statement customer & vendor

    d.  Open Item list & aging

    e.  Account Statement

    f.   Asset History sheet


    4.     Period

    1.       Restart document numbering

    Administration – Setup – Financial – period Indicator Buat period indicator baru untuk 20xx:

    2.       Creating New Period

    Membuat posting period baru:


    3.       Using Period 13

    Jika ada adjustment diluar bulan 1 – 12 maka gunakan period 13pada jurnal entry:


    4.       Fiscal year change in Fixed Asset

    Mengganti tahun fiscal pada fixed asset dari 20xx menjadi 20xx di:


    5.       Period End Closing

    Period End Closing adalah transaksi yang dilakukan setiap akhir tahun untuk menampung semua nilai dari account-account yang termasuk dalam Profit and lost di dalam account Return Earning, agar nilai P/L tahun ini tidak tercampur dengan nilai P/L tahun kemudian.

     

    Administration – Utilities - Period-End Closing

    Period End Closing biasanya dilakukan per tanggal 31 desember, yang mana untuk jurnal – jurnal yang akan terbentuk :

     

    Ø Periode End Closing     XX

    Biaya-biaya     XX

    Ø Sales                                     XX

    Periode End Closing     XX

     


    Sehingga nilai Return Earning akan muncul di laporan Balance sheet per tanggal 1 Januari.

    Sebagai contoh transaksi dibawah ini yang mana closing periode dilakukan per tanggal 30.11.2014:


    Seluruh account-account yang tercangkup dalam report Profit and Lost (Account sales dan account biaya-biaya) harus di centang.

    Jurnal yang akan terbentuk pada tanggal 30/11/2014

    Jurnal yang terbentuk per tanggal 01/12/2014

    Dilihat dalam Laporan Balancesheet per 01/12/2014